Stichting Het Danspaleis is per direct op zoek naar een ervaren: Officemanager+ (M/V/X) – 24 uur per week
Wat doet Het Danspaleis?
Het Danspaleis is een landelijke organisatie met de focus op de steden Amsterdam, Den Haag, Almere, Rotterdam en Utrecht, die al jaren ouderwetse, gezellige dansfeesten voor ouderen organiseert.
We gaan uit van de kracht van dansen en muziek als ijsbreker voor contact en verbinding. We zijn vooral te vinden in zorgcentra en buurthuizen maar ook op festivals, evenementen en in theaters. Ons werk is erop gericht ouderen te activeren, hun netwerk te vergroten en de zelfredzaamheid te versterken. Met dit tankstation van levensvreugde wordt eenzaamheid aangepakt.
De functie
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, ondernemende officemanager die ons kantoor efficiënt kan laten draaien en eerste aanspreekpunt is, oftewel een spin in het web.
Wij zoeken een allround inzetbare persoonlijkheid die weet wat het betekent om een drukbezette algemeen en een zakelijk directeur te ondersteunen. Een ‘bijna personal assistente’ die aan een half woord genoeg heeft, betrokken is en anticipeert op uiteenlopende uitdagingen.
Het takenpakket ziet er als volgt uit:
Administratie
- Eerste aanspreekpunt op kantoor voor crew & bezoek
- De dagelijkse activiteiten van runnen office (oa boodschappen)
- Verwerken binnenkomende en uitgaande post
- Beantwoorden/afhandelen binnenkomende telefoongesprekken
- Evaluatieformulieren Danspaleis-edities verwerken
- Verwerking en aanleveren van inkomende bonnen, facturen e.d. aan financieel medewerker
- Wekelijks agenda’s opmaken en printen
- Bestellingen doen voor kantoor en productie
- Evaluatieformulieren verwerken/opvragen
- Facturatie
Fondsenwerving
- Ondersteuning bij het aanvragen en verantwoorden van subsidies bij fondsen en gemeenten: monitoren van het traject, aanleveren stukken en invullen van formulieren.
- Planning subsidietraject.
Planning
- Ondersteuning in de planning en agenda-beheer van algemeen en zakelijk directeur
- Samen met de zakelijke directeur de operationele planning monitoren
Relatiebeheer
- Ondersteuning PR (online en offline) Bijv: uitsturen van mailings en bijhouden van website/socials bij afwezigheid van de PR medewerker.
- Aanspreekpunt voor team, crew, ouderen enz. en organiseren van oa personeelsborrels
Automatisering
- Zorgdragen en up to date houden van het online archief
- Ondersteuning in de automatisering met als doel efficiëntie in de workflow :
- ondersteuning Nieuwsbrieven (Mailchimp)
- check evenementen (Yesplan)
- kleine aanpassingen website (WordPress)
Jij
- Hebt een sociaal hart
- Minimaal 2 jaar ervaring als officemanager of dergelijke functie
- Enige ervaring met fondsenwerving
- HBO/WO werk- en denkniveau
- Een opgeruimd karakter, proactief en oplossingsgericht
- Communicatief vaardig
- Stressbestendig, empathisch, zelfstandig en communicatief sterk
- Beheersing van het gehele Office-pakket
- Goeie computer skills, kan snel werken en oplossen
- Bij voorkeur woonachtig in (regio) Amsterdam
- Is hands on, steekt de handen uit de mouwen waar nodig
Wij
Wij bieden jou een afwisselende functie bij een unieke organisatie voor 24 uur per week, dagen in overleg. Als officemanager werkt je vanuit het kantoor van Het Danspaleis in Amsterdam West.
Contact
Enthousiast geworden? Stuur je sollicitatie in de vorm van een korte motivatiebrief en CV uiterlijk voor maandag 31 maart naar: ellen@hetdanspaleis.com.
Voor vragen kun je terecht bij Ellen de Boer: ellen@hetdanspaleis.com
of bellen op: 06-12883131.
Meer informatie over Het Danspaleis kun je vinden op www.hetdanspaleis.com.
Tip: bekijk de uitzending Kruispunt van Het Danspaleis op NPO Start. voor een totaalbeeld van Het Danspaleis.